Hacks voor de lustrumreiscommissie #2: life saving Q&A’s
Contents
Q: Hoe organiseren we als lustrumreiscommissie de meest unieke reis (ofwel: hoe maak ik maximaal indruk op mijn jaarclub/dispuut)?
A: Vraag het de pro’s: put uit lokale expertise en ‘experience from the field’.
Dé pro-tip voor het flabbergasten van zelfs de meest hard-to-impress reisfanaten uit je jaarclub of dispuut is simpel: maak gebruik van de pro’s!
Lokale expertise
Natuurlijk ga je als reiscommissie zelf even lekker rondgooglen wat er in de wereld te koop is. Top om ideeën op te doen – alleen niet alles out-there staat ook op internet. De meest chille reizen hebben toch die moet-je-net-weten-elementen zoals het nieuwe op-de-rots-restaurantje waar je met eb wandelend je verse kreeft kan scoren. Die pareltjes staan (nog) niet online maar komen via de lokale tam-tam. Zorg dus dat je gaat reizen met een ervaren, lokaal ingebedde lustrumreisorganisatie. Zoals Younique Lustrum bijvoorbeeld!
Ervaring uit het veld
Younique is geen reisorganisatie die met een chai latte achter het bureau reizen in elkaar plakt vanaf het internet – want dat kunnen jullie zelf ook. Wat ons onderscheidt is een team van mensen dat al meer dan 15 jaar de wereld over reist en uit ervaring weet wat je waar kunt doen, waar de kippenvel-momenten zitten en welke tourist-traps je liever omzeilt. Op meer dan 55 bestemmingen heeft Younique daarnaast eigen lokale kantoortjes waar we de mensen persoonlijk kennen. Zij ontwikkelen steeds nieuwe programma’s om de chillste lustrumreiservaring te kunnen blijven bieden. Younique koopt bij deze traveldesigners lokaal in – geen strijkstokken – en dus blijft er voor jullie meer budget over (een goedkopere reis dus of ruimte voor extra vette excursies of hotels!).
Q: Waar moet ik op letten bij het selecteren van een organisatie voor onze club- of lustrumreis?
A: Ervaring, SGR garantstelling, aansprakelijkheidsverzekering en lokale representatie.
SGR-lidmaatschap
First things first: zorg er voor dat de doekoes van jou en je reisgenoten veilig zijn. In Nederland weet je dat dat het geval is als bij je een SGR-reisorganisatie boekt. Daarmee heb jij de garantie dat wat er ook gebeurt, je je geld nooit kwijt bent. Hoewel deze garantie wettelijk verplicht is, wordt ‘ie niet door elke organisatie die lustrumreizen aanbiedt daadwerkelijk geboden. Vraag daarom goed door voordat je kiest! Younique Lustrum Travel is natuurlijk SGR-lid. Wij willen – net als jullie – dat alles goed geregeld is. Wil je meer weten? Ga naar SGR op onze website of vraag het een van onze specialisten.
Maximale aansprakelijkheidsverzekering
Een ander serieus punt is een toereikende aansprakelijkheidsverzekering. Want wat als er dingen misgaan en je blijkt er ineens alleen voor te staan? Younique Lustrum is maximaal verzekerd op het gebied van aansprakelijkheid. We’ve got your back! Voor meer informatie kun je terecht bij onze traveldesigners.
Ervaring, inlevingsvermogen en een out-of-the-box-mentaliteit
Als LuCo schaak je op veel borden tegelijk: je hebt de wensen van je clubgenoten, het budget moet voor iedereen passen, er is wetgeving vanuit de reiswereld, deadlines van vliegtickets mogen niet gemist worden en aanbiedingen kunnen verlopen. Maar ook inhoudelijk gezien moet je overal aan denken: stel je hebt een ballonvaart over de Afrikaanse savanne geboekt als pièce de résistance en op de dag zelf blijken er clubgenoten met hoogtevrees… Gelukkig werk je samen met Younique Lustrum Travel, een organisatie met bijna 20 jaar ervaring die ongeveer 70 studentenreizen per jaar organiseert. We kijken welk type groepsreis bij welke club past: afwijken van de standaard is voor ons de standaard! Die checklist, waarop te anticiperen, welke deadlines niet te missen en welke vragen vooraf te stellen aan je jaarclub of dispuut: we’ve got it covered! Sterker nog, de meeste dingen kunnen we voor je regelen. Hoeven jullie je alleen bezig te houden met de leuke kanten van travel-planning!
Lokaal netwerk (in plaats van afhankelijkheid van derden)
It’s not what you know, it is who you know. Ook voor jullie als LuCo is dat een gouden regel! Het is belangrijk dat de organisatie waarmee je boekt lokaal een eigen netwerk heeft en daarin niet afhankelijk is van onder-aannemers of onder-onder-aannemers. Dit zorgt voor flexibiliteit en effectieve communicatie bij eventuele hick-ups tijdens de reis. Daarnaast zorgt het voor lokale expertise. Deze ‘men-on-the-ground’ weten de vetste excursies, de nieuwste clubs en zorgen voor de leukste interacties. Younique Lustrum Travel is de enige lustrumreis organisatie met op alle reisbestemmingen eigen lokale lustrumreiskantoortjes – of het nu in Europa, Afrika, Latijns-Amerika of het Midden-Oosten is.
In-house onderzoek
Om als reiscommissie efficiënt te werk te gaan – en jezelf frustratie te besparen als dat BRILJANTE idee toch niet blijkt te kunnen, is het handig om van te voren een kleine in-house enquête te houden. Het is goed om te weten of je clubgenoten twee weken goedkoop en avontuurlijk willen in Europa of 10 dagen in luxe willen baden in Afrika. Op basis van de antwoorden kun je de reisperiode bepalen, de bestemmingen voorselecteren en natuurlijk het budget inschatten. Vragen die je zou kunnen stellen zijn:
- Hoe lang wil je minimaal en maximaal op lustrumtrip?
- Welk budget heb je in gedachten?
- Hang een percentage aan de volgende elementen als input voor onze rondreis:
- Cultuur
- Natuur
- Avontuur
- Actie
- Feesten
- Relaxen en vrije tijd
- Strand
- Stedelijke allure
- Heb je absolute veto-bestemmingen (maximaal 2)?
- Heb je concrete voorkeursbestemmingen of voorkeurregio’s voor onze lustrumreis?
- Hou je van back-to-basic, luxe of allebei tijdens onze lustrumreis?
- Welke reisperiode heeft jouw voorkeur?
- Zijn er specifieke data waarop je absoluut niet kan in verband met co-schappen / stages / (her)tentamens, etc
Oriëntatie
Met de uitkomsten van je enquête stuur je een mail (of het aanvraagformulier) aan Younique Lustrum Travel. Bellen kan natuurlijk ook! We hebben graag persoonlijk contact omdat de ‘chemie’ die daarbij ontstaat ons helpt in te schatten wat voor jullie de leukste reisopties zijn. Jullie krijgen beeld bij wie wij zijn, wij krijgen beeld bij wie jullie zijn…en al pratend kom je sneller tot extra ideeën, mogelijkheden en unieke wensen dan per mail! Oriënteren is natuurlijk vrijblijvend. Je zit nergens aan vast.
Inspiratie
Nadat we van jullie de belangrijkste parameters hebben gekregen, gaan we aan de slag met het ontwerpen van reisprogramma’s voor één of meerdere lustrumreisbestemmingen. Deze voorstellen zijn bedoeld ter inspiratie: om een concreter beeld te geven van de mogelijkheden en de unieke punten van elke bestemming. Hier gaat het nog niet om de details maar om de grote lijnen.
Tweaken
Uit de inspiratievoorstellen kiezen jullie een shortlist. Met deze shortlist en jullie ideeën en feedback maken we speciaal op jullie dispuuts- of jaarclubreis gesneden voorstellen. Nu gaan we wel voor de details! Nadat jullie hebben gekozen, tweaken we net zo lang tot alle elementen 100% voldoen aan jullie wensen. Als de blauwdruk er ligt, kunnen we alle reserveringen definitief en concreet maken. Natuurlijk kunnen we op elk moment nog wijzigingen doorvoeren. Schroom daarom niet om ons te bellen als ideeën of wensen in een later organisatie-stadium toch nog oppoppen!
Clubbranding
Of het nu een lustrumreis- een dispuutsreis of jullie jaarlijkse rondreis is, het is sowieso leuk als de reis “echt van jullie” is. Younique Lustrum is groot fan van club branding omdat kleine subtiele details grote verschillen kunnen maken in de beleving! Met jullie als LuCo kijken we hoe we jullie toch al chille groepsreis kunnen pimpen tot de uniek gestylde jaarclubreis die niemand verwacht! Wij hebben in elk geval tientallen ideeën voor het toevoegen van jullie club-touch.
Check-check-double-check
Het boeken mag je volledig aan ons overlaten maar aan jullie kant moet ook alles op orde zijn. No worries: we helpen jullie hiermee. We sturen bijvoorbeeld vooraf een reminder of iedere clubgenoot een goede reis- en annuleringsverzekering voor de lustrumreis heeft. Iets korter voor vertrek krijgen jullie de reminder of iedereen kan checken of zijn of haar reisdocumenten nog geldig zijn. Oftewel, we zorgen ervoor dat jullie als reiscommissie zowel tijdens de reis als ervoor, maximaal de sit-back-and-relax modus kunnen aannemen.
Yes! De reis is geboekt en nu nog wachten. Om de spanning erin te houden, sturen we jullie per post teasers, verrassingen of met jullie afgestemde hints.
Reisbescheiden
Ongeveer 6-8 weken voor vertrek ontvangen jullie van ons de reisbescheiden. Hierin staat alles! Dit pakket bevat niet alleen tickets, hotelvouchers en verzekeringspolissen; er staat ook informatie in over jullie reisprogramma, paklijsten, praktische tips voor de bestemming(en), do’s en don’ts, lokale tips met betrekking tot de leukste clubs, barretjes etc. Er zit ook een roadmap bij met alle logistieke informatie zoals informatie voor thuisblijvers, naam en nummer van de chauffeurs en reisbegeleider, lokale 24/7 noodnummers, en het soort bordje waarmee je op het vliegveld wordt opgehaald. Samen met de reiscommissie nemen we alle documenten nog een keer door zodat jullie helemaal chill en prepared op trip kunnen!
Vertrek
De dag voor vertrek bellen we jullie nog even om te horen of alles check is en jullie een hele vette reis te wensen!
DE REIS
Tijdens de reis dubbelchecken wij of alles soepeltjes loopt bij onze lokale collega’s en jullie reisbegeleider. Daarnaast lopen we twee dagen op jullie programma vooruit om te blijven zorgen dat alles check is. Hier merken jullie natuurlijk niks van!
Aftermovie
Beelden zeggen meer dan woorden en hoewel jullie zeker een film in je hoofd hebben, is het nog vetter om van beelden die jullie zelf hebben opgenomen een professionele jaarclub-aftermovie te maken. Younique Lustrum kan dit doen voor jullie! Mochten jullie dit willen, vertel het ons van tevoren zodat we zorgen dat er equipment beschikbaar is op jullie data. Verder horen we natuurlijk graag van jullie bij terugkomst de verhalen, hoe jullie het gehad hebben en hoe we het voor jullie gedaan hebben.
Q: Wat zijn belangrijke zaken rekening mee te houden bij het ontwerp en de organisatie van je lustrumreis en keuze van je lustrumreisbestemming?
A: Variatie en balans.
Inhoudelijke variatie
Om jullie lustrumtrip tot de life-changing reiservaring te maken waar je voor gaat, is het belangrijk een goed uitgebalanceerde mix te maken die precies bij jullie past. Variëren met cultuur, natuur, avontuur, actie, relaxen, feesten, stedelijke allure en de rauwe jungle zorgt ervoor dat elke dag anders is en steeds weer tot de verbeelding spreekt. Natuurlijk zijn er groepen die helemaal gaan voor back-to-basic en jezelf testen – anderen vinden het juist lekker om te relaxen en cultuur te snuiven. Younique Lustrum biedt daarom customized reizen aan –zodat een reis naar Peru voor dispuut X en een reis naar Peru voor Jaarclub Y totaal anders kunnen zijn!
Balans tussen Inhoud-Tijd Budget.
Balans is key. Zoveel mogelijk verschillende, vette reiservaringen tijdens je trip is natuurlijk waar we voor gaan! De realiteit is wel: je zit met een limiet qua aantal dagen en budget. Je wilt niet dagenlang gaar in een bus hangen om uiteindelijk te kunnen vulkaansurfen, maar je wilt ook niet voor iedere highlight een binnenlandse vlucht pakken. De truc is om de beste balans tussen gevarieerde highlights, beschikbare tijd en reisbudget te vinden. Een vlucht is vaak nodig om te komen waar je wilt zijn, maar zorg dat die niet het grootste deel van je budget opslokt: dan sta je wel in Nepal or Argentinië, maar dan heb je geen budget meer voor de activiteiten daar… Om de vetste activiteiten te kunnen meepakken, moet je je verplaatsen. Maar hoe, over welke routes, wanneer een vlucht en wanneer de scenic route met een busje…dat zijn de organisatorische trucs waarmee je je reis ontzettend kunt upgraden. Younique Lustrum Travel heeft speciale methodes (en bijna 20 jaar ervaring) om de ultieme balans te vinden die precies past bij jullie wensen, karakters, tijd en budget.
Q: Hoe organiseer je een vette maar goedkope lustrumreis?
A: Slimme reisperiode, vroeg boeken, gunstige bestemming
Gunstige bestemming
Probeer te besparen op de “vaste lasten”. Kies bijvoorbeeld een land met gunstige vluchttarieven. Alles wat niet in je vlucht zit, kun je lokaal uitgeven! Natuurlijk gaat het niet 100% op: als je een goedkope vlucht binnen West-Europa scoort, zit je soms nog met giga-hoteltarieven. Maar er zijn pareltjes die budgettair gunstiger zijn dan andere. Azië is goedkoper dan Midden- of Zuid Amerika of Afrika qua eten, slapen en excursies. Naar sommige bestemming vliegen Azië kan ook vaak een stuk goedkoper dan daar Latijns-Amerika of Zuid-, West- of Oost-Afrika. Tussen het Verre Azië en West-Europa zit echter nog een hele wereld aan mooie bestemmingen waar vaak niet meteen aan gedacht wordt. Noord-Afrika en het Midden-Oosten hebben kortere vluchttijden dan de ‘echt verre’ bestemmingen en zijn ook lokaal soms gunstig geprijsd. Aan Europa wordt eigenlijk bijna nooit gedacht, maar stap in een vliegtuig naar Oost-Europa (zoals Albanië, Georgië of Montenegro) en je stapt uit in een andere wereld. Younique Lustrum Travel heeft ook in deze landen veel ervaring en eigen kantoortjes. Je kunt hier ook echt een bizar chille, avontuurlijke lustrumreis ontwerpen. En goedkoper wordt het niet. Check √.
Slimme reisperiode
Het laagseizoen is jullie beste vriend! Met kerst, in de zomer en tijdens andere hoogseizoendata pieken de vlucht- en andere prijzen. Voor Zuid- en Midden-Amerika verdubbelen de vluchtprijzen tijdens de kerstperiode en in juli en augustus. Vooral binnen Europa kan er ook een piek zijn tijdens andere schoolvakanties. Reken uit hoeveel biertjes extra je kunt kopen als je 3 weken later vliegt en veel meer argumenten zijn niet meer nodig.
Vroeg boeken
Vliegtickets worden over het algemeen duurder naarmate de vliegdatum nadert, zeker voor groepen van meer dan 10 personen. En als de rest van de reis gepland is, kun je het ook niet riskeren om te kijken of er toch nog een last-minute promotie komt. Positief is dat Younique als touroperator toegang heeft tot groepstarieven en als enige IATA-lustrumreis organisatie direct kan inboeken op IATA-promotarieven.
